En tant que responsable de la gestion comptable et financi\u00e8re de votre entreprise. Vous \u00eates amen\u00e9 \u00e0 r\u00e9cup\u00e9rer toutes les factures et pi\u00e8ces justificatives de votre organisation. Cette activit\u00e9 implique de n\u2019oublier aucune facture sous peine de sanction. <\/p>\n\n\n\n
Toutefois une facture manquante est une probl\u00e9matique qui arrive encore bien souvent dans les organisations. Faisons ensemble le tour des informations \u00e0 conna\u00eetre sur les factures manquantes et les outils en ligne.<\/strong><\/p>\n\n\n\n L\u2019objectif ? Ne plus perdre une seule facture manquante ou simplement les retrouver !<\/p>\n\n\n\n Chaque organisation qui effectue des d\u00e9penses ou des recettes se doit de justifier chacune de ses transactions<\/strong>. Pour cela, vous vous devez de conserver une preuve qui se mat\u00e9rialise par ce que l\u2019on nomme une pi\u00e8ce comptable. La pi\u00e8ce comptable la plus c\u00e9l\u00e8bre n\u2019est nul autre que la facture.<\/p>\n\n\n\n Cette obligation est d\u2019ailleurs inscrite dans le code g\u00e9n\u00e9ral des imp\u00f4ts <\/a>: <\/p>\n\n\n\n \u201cLes contribuables mentionn\u00e9s \u00e0 l\u2019article 53 A sont tenus de repr\u00e9senter \u00e0 toute r\u00e9quisition de l\u2019administration tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pi\u00e8ces de recettes et de d\u00e9penses de nature \u00e0 justifier l\u2019exactitude des r\u00e9sultats indiqu\u00e9s dans leur d\u00e9claration\u2026\u201d<\/span><\/em><\/p>\n\n\n\n En fonction du nombre de transaction et de la taille de votre organisation. Vous \u00eates amen\u00e9s \u00e0 r\u00e9cup\u00e9rer des dizaines, des centaines voir m\u00eame des milliers de factures chaque mois. Et comme l\u2019erreur est humaine, une facture manquante peut vous emp\u00eacher de justifier une transaction.<\/p>\n\n\n\n La perte d\u2019une facture vous emp\u00eache de justifier l\u2019une des transactions que vous avez effectu\u00e9e. Sans cette pi\u00e8ce vous vous exposez \u00e0 un risque de fraude car rien ne permet, en dehors de votre bonne foi, de dire qu\u2019il s\u2019agit d\u2019une transaction licite.<\/p>\n\n\n\n Les sanctions peuvent intervenir en cas de contr\u00f4le de l’URSSAF. Lors d\u2019un contr\u00f4le vous \u00eates dans l\u2019obligation d’accueillir les inspecteurs de l\u2019URSSAF pour qu\u2019ils puissent v\u00e9rifier l\u2019ensemble de vos transactions. <\/p>\n\n\n\n Pour cela, ils peuvent avoir acc\u00e8s \u00e0 l\u2019ensemble de vos documents n\u00e9cessaires au bon d\u00e9roulement du contr\u00f4le.<\/p>\n\n\n\n Une ou plusieurs factures manquantes constitueront, aupr\u00e8s de l\u2019administration, un manquement et une possible fraude.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n Vous vous exposez alors \u00e0 un risque que ces factures ne soient ni compt\u00e9es en charges, ni compt\u00e9es pour la d\u00e9duction de TVA si vous aviez d\u00e9duit la TVA de ces transactions.<\/p>\n\n\n\n Alors quelles sont les sanctions pour votre organisation ? Comme le pr\u00e9voit le Code du commerce dans l\u2019Article L441-9 sous-section 1<\/a>, le vendeur et l\u2019acheteur doivent chacun conserver un exemplaire de la facture \u00e9mise.<\/p>\n\n\n\n Dans la suite de cet article du Code du commerce, les sanctions sont claires pour un manquement dans la facturation. Tout manquement est passible d\u2019une amende d\u2019un montant maximum de 75 000\u20ac pour une personne physique et 375 000\u20ac pour une personne morale.<\/strong><\/p>\n\n\n\n En cas de r\u00e9cidive dans un d\u00e9lai de deux ans \u00e0 compter de la date de la premi\u00e8re sanction administrative. L\u2019amende encourue est port\u00e9e \u00e0 un maximum de 150 000\u20ac pour une personne physique et 750 000\u20ac pour une personne morale. <\/p>\n\n\n\n Bien \u00e9videmment les montants indiqu\u00e9s sont les peines maximales et une facture manquante d\u2019un faible montant n’entra\u00eenera pas une amende aussi importante pour votre organisation. <\/p>\n\n\n\n Toutefois comme d\u00e9j\u00e0 \u00e9voqu\u00e9, il s\u2019agit d\u2019une obligation de votre entreprise et un non-respect entra\u00eenera des sanctions.<\/p>\n\n\n\n Alors quelles sont les solutions pour \u00e9viter ces risques et sanctions ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Si vous constatez qu\u2019il vous manque une ou plusieurs factures des solutions simples existent pour les retrouver ou les r\u00e9cup\u00e9rer.<\/p>\n\n\n\n Comme nous l\u2019avons vu dans la partie sur les risques et sanctions. Lors de la cr\u00e9ation de la facture, les deux parties contractantes (l\u2019acheteur et le vendeur)<\/em> se doivent de conserver un exemplaire de la facture<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Ainsi l\u2019action la plus simple est de demander un duplicata de la facture manquante \u00e0 l\u2019autre partie. <\/p>\n\n\n\n Bien souvent l\u2019entreprise peut vous fournir un duplicata de votre facture manquante. Pourquoi ? Car elle aussi a l\u2019obligation de r\u00e9cup\u00e9rer toutes les factures. Un simple mail de demande pourra suffire pour obtenir cette facture. <\/p>\n\n\n\n Attention \u00e0 bien pr\u00e9ciser un maximum d\u2019informations (date, montant, nom … ) pour simplifier la demande et faciliter la recherche de votre facture manquante.<\/p>\n\n\n\n Dans certains cas votre banque peut \u00e9galement vous aider dans le cas de pi\u00e8ces comptables manquantes. <\/p>\n\n\n\n C\u2019est notamment le cas pour tout ce qui est des ch\u00e8ques. Votre banque peut, sur votre demande, effectuer une recherche sur le num\u00e9ro d\u2019un ch\u00e8que pour obtenir une image du recto et ainsi retrouver potentiellement le nom de l\u2019autre partie contractante.<\/p>\n\n\n\n La facture \u00e9tant une obligation pour justifier une transaction, vous avez obligatoirement eu cette facture \u00e0 un moment donn\u00e9. Une facture manquante r\u00e9sulte souvent d\u2019une difficult\u00e9 dans la recherche dans vos espaces.<\/p>\n\n\n\n En effet, alors qu’auparavant toutes les factures \u00e9taient au format papier, elles sont d\u00e9sormais disponibles sous plusieurs formes et plusieurs espaces (pdf, papiers, boites mails, espaces fournisseurs \u2026).<\/em> <\/p>\n\n\n\n Accroissant ainsi la difficult\u00e9 pour les rechercher mais augmentant aussi les chances d\u2019avoir une ou plusieurs factures manquantes. <\/p>\n\n\n\n Des solutions qui permettent d’automatiser la collecte et la r\u00e9cup\u00e9ration de vos pi\u00e8ces comptables (facture, notes de frais <\/a>\u2026) existent. <\/strong><\/p>\n\n\n\n Notre solution iPaidThat vous permet de collecter automatiquement l\u2019ensemble de vos factures pass\u00e9es et pr\u00e9sentes ainsi que de les stocker sur un m\u00eame espace.<\/p>\n\n\n\n Un exemple concret ?<\/strong> Les collecteurs de factures via les boites mails. Chez iPaidThat nous avons d\u00e9velopp\u00e9 des robots capables d\u2019extraire et de r\u00e9cup\u00e9rer toutes les factures que vous avez pu recevoir sur votre ou vos bo\u00eetes mails. <\/p>\n\n\n\n Pour cela, il suffit simplement de connecter votre boite mail \u00e0 votre espace iPaidThat. Vous d\u00e9sirez en savoir plus sur les solutions d\u2019automatisation de collecte des factures ? D\u00e9couvrez d\u00e8s maintenant notre solution sur ce lien.<\/a><\/p>\n\n\n\n Ainsi ces outils en ligne vous permettent de simplifier votre quotidien comptable en effectuant des t\u00e2ches \u00e0 faible valeur ajout\u00e9e et qui vous emp\u00eache de vous consacrer \u00e0 votre c\u0153ur de m\u00e9tier.<\/p>\n\n\n\n Votre cabinet comptable ne pourra pas prendre le risque \u00e0 votre place pour une facture manquante. Mais il pourra toutefois vous fournir la liste de l\u2019ensemble de vos factures manquantes. <\/p>\n\n\n\n Et si jamais apr\u00e8s tous vos efforts et l\u2019application de nos conseils vous ne parvenez pas \u00e0 obtenir ou retrouver une facture manquante, vous pouvez demander conseil \u00e0 votre cabinet pour savoir comment g\u00e9rer comptablement un cas aussi particulier. <\/p>\n\n\n\n Les cabinets comptables sont l\u00e0 pour vous aider et vous accompagner dans la gestion de votre comptabilit\u00e9, ils sont alors les personnes les plus \u00e0 m\u00eame de vous aider dans la bonne r\u00e9alisation de cette t\u00e2che.<\/p>\n\n\nRappel sur les factures et vos obligations<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Quels sont les risques et sanctions en cas de facture manquante ?<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Les sanctions p\u00e9nales et financi\u00e8res<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Comment r\u00e9cup\u00e9rer une ou des factures manquantes ?<\/span><\/h2>\n\n\n\n
1. Demander un duplicata<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
2. Demander de l’aide \u00e0 votre banque<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
3. Rechercher dans vos documents<\/strong> avec un outil d’automatisation<\/h3>\n\n\n\n
4. Demander conseil \u00e0 votre cabinet comptable<\/strong><\/h3>\n\n\n\n