{"id":1956,"date":"2019-10-29T15:52:25","date_gmt":"2019-10-29T14:52:25","guid":{"rendered":"https:\/\/ipaidthat.io\/mag\/?p=1956"},"modified":"2019-10-29T15:52:25","modified_gmt":"2019-10-29T14:52:25","slug":"dematerialisation-des-documents-avantages-inconvenients","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/app.ipaidthat.io\/mag\/entrepreneur\/dematerialisation-des-documents-avantages-inconvenients\/","title":{"rendered":"D\u00e9mat\u00e9rialisation des documents : avantages et inconv\u00e9nients"},"content":{"rendered":"\n

Aussi appel\u00e9e informatisation ou num\u00e9risation,<\/strong> la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents d\u00e9signe le remplacement des supports d\u2019informations papiers (ou autres mat\u00e9riaux) en supports immat\u00e9riels, autrement dit, des fichiers informatiques. Grande tendance actuelle en raison de l\u2019importance d\u2019Internet et de l\u2019\u00e9mergence du \u00ab cloud \u00bb, beaucoup d\u2019entreprises passent le pas de la d\u00e9mat\u00e9rialisation de leurs documents. <\/p>\n\n\n\n

Si cette solution comporte des avantages certains, la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents peut repr\u00e9senter des inqui\u00e9tudes, notamment pour les plus anciens d’entre nous. Sans clich\u00e9s ni parti pris, iPaidThat vous d\u00e9crypte cette nouvelle tendance. D\u00e9mat\u00e9rialisation des documents: avantages et inconv\u00e9nients.<\/p>\n\n\n\n

Les avantages de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents <\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Plus de place<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

C’est surement l’argument le plus \u00e9vident et le plus irr\u00e9futable en faveur de la d\u00e9mat\u00e9rialisation. Choisir l’option de sauvegarde virtuelle des documents permet de gagner une place consid\u00e9rable. Il suffit de voir les salles d’archives de certaines entreprises. Souvent mal-\u00e9clair\u00e9es ou difficile d’acc\u00e8s (sous-sol), se retrouver dans ces salles n’est jamais une partie de plaisir. <\/p>\n\n\n\n

Plus \u00e9cologique<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

A une \u00e9poque o\u00f9 les consid\u00e9rations \u00e9cologiques sont de plus en plus pr\u00e9sentes, l’aspect environnemental n’est pas n\u00e9gligeable pour les entreprises. Il n’est plus possible, tant pour l’image que pour les valeurs de l’entreprise, de n\u00e9gliger les questions environnementales. D\u00e9mat\u00e9rialiser ses documents, c’est faire une \u00e9conomie de papier et r\u00e9duire ses d\u00e9chets. Il n’est pas toujours facile de faire des actions pour l’environnement, d\u00e9mat\u00e9rialiser ses documents peut \u00eatre une premi\u00e8re \u00e9tape. <\/p>\n\n\n\n

Plus \u00e9conomique<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

Bien entendu, en plus de la place et de l\u2019empreinte \u00e9cologique que peut avoir le stockage de papier, cette solution engendre aussi de nombreux co\u00fbts. D’abord les d\u00e9penses li\u00e9es \u00e0 l’impression, achat d’encre, de feuilles, entretien d’imprimante entre autres. Les archives demandent aussi un travail d’organisation important. Ce travail peut-\u00eatre confi\u00e9 \u00e0 un membre de l’entreprise, ce qui engendre des co\u00fbts humains. Il peut aussi \u00eatre demand\u00e9 \u00e0 un employ\u00e9 saisonnier, il faudra alors verser un salaire sur un ou plusieurs mois. <\/p>\n\n\n\n

Plus pratique<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

La plupart des outils bureautiques en ligne actuels se veulent collaboratifs. On le comprend ais\u00e9ment, avec l’essor du travail \u00e0 distance, il est devenu essentiel que chaque collaborateur ait acc\u00e8s aux documents. Il doit y avoir acc\u00e8s depuis des endroits diff\u00e9rents \u00e0 des moments diff\u00e9rents, ce qui n’est pas possible avec les documents physiques. De plus, des documents physiques peuvent \u00eatre endommag\u00e9s ou perdus de mani\u00e8re irr\u00e9versible.<\/p>\n\n\n\n

Gain de temps<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

Classer et ranger les documents demandent un temps important. Cela n\u00e9cessite de la rigueur et la t\u00e2che est fastidieuse. De plus, les documents sont souvent rang\u00e9s dans des endroits exigus, il faut souvent un certain temps avant de trouver ce que l’on recherche.<\/p>\n\n\n\n

Okarito<\/a>, la plateforme de gestion des d\u00e9placements professionnels pour les petites et moyennes entreprises, permet par exemple de supprimer les avances de frais et de mensualiser la facturation.<\/p>\n\n\n\n

Les inconv\u00e9nients de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

S\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

Si vos documents sensibles sont stock\u00e9s dans une salle sous cl\u00e9 au sous-sol, il n’y a que peu de chance qu’un de vos concurrents viennent vous les voler. En revanche, si vos documents sont stock\u00e9s sur des serveurs externes ou dans le cloud, vous aurez besoin d’aider pour leurs gestions. Il existe des moyens de se faire assister, notamment par des logiciels GED (gestion \u00e9lectronique des documents). Ces logiciels vous permettront de g\u00e9rer les acc\u00e8s et les droits \u00e0 ces documents et aussi de les s\u00e9curiser, il en existe de nombreux comme DocuWare<\/a> ou Alfresco.<\/a> <\/p>\n\n\n\n

Pensez aussi \u00e0 vous prot\u00e9ger des virus et des intrusions en investissant dans des antivirus puissants. Enfin, assurez-vous de faire des sauvegardes externes r\u00e9guli\u00e8res.<\/p>\n\n\n\n

Un investissement cons\u00e9quent<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation et la s\u00e9curisation de vos documents vous demanderont un investissement de d\u00e9part important. En moyenne l’installation d’un logiciel GED performant pour une PME co\u00fbtera entre 9000 et 20 000 euros. Il ne faut pas oublier qu’une petite entreprise est amen\u00e9e \u00e0 grandir, il faudra donc adapter vos outils au nombre de documents a traiter. Il est aussi important que vos installations informatiques soient performantes et r\u00e9guli\u00e8rement mise \u00e0 jour. N\u00e9anmoins, sur le long terme, cet investissement n’est pas vain.<\/p>\n\n\n\n

iPaidThat, la s\u00e9curit\u00e9 avant tout<\/a><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Chez iPaidThat,<\/a> on vous propose un service de d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures performant. Nos robots comparent vos factures et vos transactions bancaires et vous notifient lorsque des anomalies sont constat\u00e9es. Si ces services repr\u00e9sentent un gain de temps important, notre priorit\u00e9 est aussi de mettre vos donn\u00e9es en s\u00e9curit\u00e9. <\/p>\n\n\n\n