{"id":160,"date":"2019-06-21T17:02:41","date_gmt":"2019-06-21T15:02:41","guid":{"rendered":"https:\/\/ipaidthat.io\/mag\/?p=160"},"modified":"2026-01-08T15:53:32","modified_gmt":"2026-01-08T14:53:32","slug":"10-regles-a-respecter-pour-numeriser-vos-factures","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/app.ipaidthat.io\/mag\/comptabilite\/10-regles-a-respecter-pour-numeriser-vos-factures\/","title":{"rendered":"10 r\u00e8gles \u00e0 respecter pour num\u00e9riser vos factures"},"content":{"rendered":"\n

Derni\u00e8rement, certaines modalit\u00e9s ont \u00e9t\u00e9 assouplies dans le cadre de l\u2019article 16 de la Loi des Finances, visant \u00e0 rendre la gestion financi\u00e8re plus simple. La conservation et le stockage des documents comptables et des pi\u00e8ces justificatives sous format d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 sont les principaux changements mis en avant par cette derni\u00e8re modification, appel\u00e9e \u00e9galement Article A 102 B-2 du LPF<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Alors d\u00e9mat\u00e9rialiser ses factures, oui, mais pour cela, il faut les rendre fiables au regard de l\u2019administration fiscale en leur donnant une valeur probante.<\/p>\n\n\n\n

Pour vous aider dans toutes ces d\u00e9marches, iPaidThat<\/a> vous explique en d\u00e9tail les 10 crit\u00e8res \u00e0 ne surtout pas omettre pour un archivage \u00e0 valeur probante<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Et si vous deveniez incollable sur la gestion et la collecte des factures, lisez notre guide complet pour tout savoir !<\/a><\/p>\n\n\n\n

Tout d\u2019abord, que signifie l\u2019archivage \u00e0 valeur probante ?<\/h3>\n\n\n\n

Il s\u2019agit de l\u2019ensemble des mesures n\u00e9cessaires \u00e0 la bonne conservation et \u00e0 l\u2019int\u00e9grit\u00e9 d\u2019une facture durant son enregistrement, son stockage et sa restitution.<\/p>\n\n\n\n

La num\u00e9risation doit donc v\u00e9rifier l\u2019ensemble des r\u00e8gles suivantes :<\/p>\n\n\n\n

1. La conversion d\u2019une facture papier <\/h3>\n\n\n\n

La conversion d\u2019une facture papier vers un support num\u00e9rique doit se faire en garantissant une reproduction \u00e0 l\u2019identique.
Si le document se r\u00e9f\u00e8re \u00e0 une entreprise assimil\u00e9e \u00e0 un code couleur particulier et porteur d\u2019un signe distinctif, la reproduction doit respecter ce code couleurs \u00e0 l\u2019identique. Tout changement doit \u00eatre argument\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

2. Le traitement d’image<\/h3>\n\n\n\n

La facture ne doit avoir subi aucun traitement d\u2019image, de type logiciel de retouche photo.<\/p>\n\n\n\n

3. La compression<\/h3>\n\n\n\n

En cas de compression du fichier, aucune information ne doit \u00eatre perdue.<\/p>\n\n\n\n

4. La s\u00e9curit\u00e9 <\/h3>\n\n\n\n

La facture doit obligatoirement comprendre un dispositif de s\u00e9curit\u00e9 fond\u00e9 par un certificat d\u00e9livr\u00e9 par une autorit\u00e9 de certification figurant sur la liste de confiance fran\u00e7aise<\/p>\n\n\n\n

    En voici des exemples :<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Cachet serveur fond\u00e9 sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une \u00e9toile,<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
      \n
    • Empreinte num\u00e9rique,<\/li>\n\n\n\n
    • Signature \u00e9lectronique fond\u00e9e sur un certificat conforme, au moins, au RGS une \u00e9toile.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      5. L’horodatage<\/h3>\n\n\n\n

      Un syst\u00e8me d\u2019horodatage doit \u00eatre int\u00e9gr\u00e9 \u00e0 la copie num\u00e9rique pour un syst\u00e8me interne permettant de dater les op\u00e9rations r\u00e9alis\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

      6. Le format de conservation des documents comptables<\/h3>\n\n\n\n

      Le format de la facture num\u00e9ris\u00e9e doit \u00eatre standard, c\u2019est \u00e0 dire en TIFF \/ PDF\/A, pour permettre une lisibilit\u00e9 dans le temps. Un document Word par exemple, est consid\u00e9r\u00e9 comme format propri\u00e9taire, et doit donc obligatoirement \u00eatre export\u00e9 dans un format standard.<\/p>\n\n\n\n

      7. La dur\u00e9e de conservation des documents comptables<\/h3>\n\n\n\n

      Au m\u00eame titre que la loi de conservation des factures papiers, un document sous forme d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 doit \u00eatre conserv\u00e9 pendant une dur\u00e9e de 6 ans. L\u2019utilisation d\u2019un espace de stockage doit donc garantir \u00e0 son utilisateur que chacune de ses factures seront accessibles au moins durant une p\u00e9riode de 6 ans.<\/p>\n\n\n\n

      8. La modification ult\u00e9rieure d’un document<\/h3>\n\n\n\n

      Un document scann\u00e9 ne doit pas \u00eatre modifi\u00e9 ult\u00e9rieurement si le cachet de certification (ou signature) a d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 appos\u00e9. Dans le cas contraire, tout changement casserait sa validit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

      9. La responsabilit\u00e9 de num\u00e9risation<\/h3>\n\n\n\n

      La facture peut \u00eatre num\u00e9ris\u00e9e soit par l\u2019entreprise elle m\u00eame, soit par un tier (le plus souvent un logiciel sp\u00e9cialis\u00e9). Cela n\u2019exempte pas l\u2019entreprise de sa responsabilit\u00e9 juridique.<\/p>\n\n\n\n

      10. L’alt\u00e9ration des documents comptables<\/h3>\n\n\n\n

      Enfin, dans le cas o\u00f9 la conservation des documents comptables se fait sur une plateforme d\u00e9di\u00e9e, celle-ci doit assurer \u00e0 l\u2019utilisateur qu\u2019aucune des donn\u00e9es de la facture ne peut \u00eatre modifi\u00e9e ou alt\u00e9r\u00e9e. Diff\u00e9rents moyens doivent donc \u00eatre mis en place:<\/p>\n\n\n\n

        \n
      • Un stockage dit non r\u00e9inscriptible via une technique de cha\u00eenage,<\/li>\n\n\n\n
      • Une confidentialit\u00e9 \u00e9lev\u00e9e gr\u00e2ce \u00e0 une identification forte lors de la connexion \u00e0 l\u2019espace de stockage,<\/li>\n\n\n\n
      • Une tra\u00e7abilit\u00e9 disponible des consultations et des actions effectu\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

        Parce qu\u2019il est essentiel pour le d\u00e9veloppement de votre entreprise de dupliquer vos documents pour assurer le d\u00e9veloppement de votre activit\u00e9 en cas d\u2019incident technique sur vos infrastructures mat\u00e9rielles ou logicielles, la solution iPaidThat vous offre la garantie de num\u00e9riser vos factures et notes de frais \u00e0 valeur probante.<\/p>\n\n\n