{"id":11850,"date":"2022-09-06T14:39:09","date_gmt":"2022-09-06T12:39:09","guid":{"rendered":"https:\/\/ipaidthat.io\/mag\/?p=11850"},"modified":"2022-09-06T14:39:09","modified_gmt":"2022-09-06T12:39:09","slug":"comment-classer-les-pieces-comptables-fournisseurs","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/app.ipaidthat.io\/mag\/featured\/comment-classer-les-pieces-comptables-fournisseurs\/","title":{"rendered":"Comment classer les pi\u00e8ces comptables\u2009? Zoom sur les factures fournisseurs"},"content":{"rendered":"\n<p>Les pi\u00e8ces comptables correspondent \u00e0 l\u2019ensemble des documents qui justifient les enregistrements d\u2019\u00e9critures saisis dans votre comptabilit\u00e9. Vous recevez quotidiennement un nombre important de documents et il n\u2019est pas toujours facile de savoir ce qu\u2019il faut garder.<\/p>\n\n\n\n<p>Quels justificatifs devez-vous conserver ? Comment classer les pi\u00e8ces comptables, et plus particuli\u00e8rement les factures fournisseurs\u2009?&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Une bonne organisation administrative participe au succ\u00e8s de votre entreprise. Pour la mettre en place, vous devez identifier les canaux de r\u00e9ception des justificatifs et effectuer des choix judicieux, notamment entre un classement papier ou num\u00e9rique. Nous avons rassembl\u00e9 pour vous quelques conseils pratiques.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Le classement des pi\u00e8ces comptables&nbsp;: d\u00e9finition<\/h2>\n\n\n\n<p>Classer ses pi\u00e8ces comptables participe \u00e0 la bonne gestion administrative de son entreprise. Du ticket de restaurant au bordereau de cotisations sociales, chaque justificatif n\u00e9cessite d\u2019\u00eatre identifi\u00e9, num\u00e9rot\u00e9, r\u00e9pertori\u00e9 et archiv\u00e9 dans un souci de conservation. L\u2019objectif est de pouvoir retrouver les documents comptables \u00e0 tout moment et rapidement.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Le processus de classement des pi\u00e8ces comptables&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Le processus d\u2019organisation des pi\u00e8ces comptables d\u00e9bute d\u00e8s la r\u00e9ception d\u2019un document. Puis, un ensemble d\u2019actions contribue \u00e0 leur classement efficace&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>identification des justificatifs comptables et des modalit\u00e9s de r\u00e9cup\u00e9ration (courrier, bo\u00eete mail, espaces clients, etc.)\u2009;<\/li><li>num\u00e9rotation des pi\u00e8ces comptables selon la m\u00e9thode retenue\u2009par votre entreprise\u2009;<\/li><li>enregistrement des \u00e9critures comptables correspondantes\u2009;<\/li><li>classement chronologique ou par nature\u2009;<\/li><li>stockage\u2009;<\/li><li>archivage.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Int\u00e9r\u00eat d\u2019organiser ses documents comptables pour l\u2019entreprise<\/h3>\n\n\n\n<p>En fonction de la taille de l\u2019entreprise, les justificatifs re\u00e7us quotidiennement peuvent tr\u00e8s vite s\u2019accumuler. Au bout de quelque temps, la pile de papiers grandit sur votre bureau et, avec elle, les risques d\u2019erreurs, de perte de temps, ainsi que de d\u00e9motivation.<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019entrepreneur a tout int\u00e9r\u00eat \u00e0 mettre en place un traitement des pi\u00e8ces comptables efficient. Les avantages sont ind\u00e9niables.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Le gain de temps pour g\u00e9rer les t\u00e2ches administratives permet de se consacrer \u00e0 l\u2019exploitation et d\u2019augmenter ainsi son chiffre d\u2019affaires.<\/li><li>La productivit\u00e9 progresse.<\/li><li>Les risques d\u2019erreurs, d\u2019oublis ou de pertes de documents diminuent.<\/li><li>La saisie des \u00e9critures comptables est fluide.<\/li><li>La recherche de justificatifs est simple et rapide.<\/li><li>Les demandes de consultation de votre expert-comptable ou de l\u2019administration fiscale sont satisfaites dans les meilleurs d\u00e9lais.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Les pi\u00e8ces comptables \u00e0 classer<\/h3>\n\n\n\n<p>Chaque jour, vous r\u00e9ceptionnez des documents, mais vous ne savez pas vraiment s\u2019il faut tout garder ou pas. Partez du principe que vous devez conserver toutes les pi\u00e8ces qui justifient un enregistrement en comptabilit\u00e9&nbsp;:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>les factures, fournisseurs et clients\u2009;<\/li><li>les tickets ou autres re\u00e7us qui prouvent une op\u00e9ration bancaire ou de caisse\u2009;<\/li><li>les relev\u00e9s bancaires\u2009;<\/li><li>les quittances (\u00e9nergie, loyer, gaz\u2026)\u2009;<\/li><li>les pi\u00e8ces concernant vos salari\u00e9s (bulletins de paie, bordereaux de cotisations sociales et d\u00e9clarations)\u2009;<\/li><li>les avis d\u2019imposition, etc.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Pr\u00e9parez le classement des pi\u00e8ces comptables&nbsp;: l\u2019exemple des factures fournisseurs&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>Parmi les pi\u00e8ces comptables, les factures fournisseurs constituent un \u00e9l\u00e9ment essentiel de votre gestion financi\u00e8re. Il est important de r\u00e9cup\u00e9rer vos factures&nbsp;d\u2019achats&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>pour les saisir en comptabilit\u00e9 et constater les charges et les dettes envers vos fournisseurs dans les comptes comptables correspondants\u2009;<\/li><li>pour les payer en respectant les \u00e9ch\u00e9ances et ainsi \u00e9viter des p\u00e9nalit\u00e9s de retard\u2009;<\/li><li>pour enregistrer le r\u00e8glement dans votre compte de banque et solder vos comptes d\u00e9biteurs\u2009;<\/li><li>pour les classer et les archiver afin de pouvoir les produire lors d\u2019un contr\u00f4le de l\u2019administration fiscale.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Identifiez les canaux de r\u00e9ception des factures fournisseurs<\/h3>\n\n\n\n<p>Les factures fournisseurs sont susceptibles de vous parvenir via diff\u00e9rents canaux. Elles peuvent vous \u00eatre <strong>remises en main propre<\/strong> lors d\u2019un achat effectu\u00e9 en magasin. D\u2019autres arrivent par<strong> courrier<\/strong> \u00e0 l\u2019adresse de votre entreprise.<\/p>\n\n\n\n<p>Avec la g\u00e9n\u00e9ralisation des factures \u00e9lectroniques, vous recevez vos justificatifs directement dans votre <strong>bo\u00eete mail<\/strong>. Si vous poss\u00e9dez plusieurs adresses mail, veillez \u00e0 centraliser l\u2019envoi de vos factures sur une seule pour gagner du temps et \u00e9viter les oublis.<\/p>\n\n\n\n<p>Astuce\u2009! Pensez \u00e0 contr\u00f4ler vos <strong>messages ind\u00e9sirables<\/strong>. Si un document se trouve dans vos spams par erreur, signalez-le en \u00ab\u2009non spam\u2009\u00bb \u00e0 votre messagerie. Pour am\u00e9liorer la r\u00e9ception des courriels, enregistrez l\u2019adresse de votre exp\u00e9diteur dans vos contacts.<\/p>\n\n\n\n<p>Vos factures fournisseurs peuvent \u00e9galement \u00eatre mises \u00e0 votre disposition dans les <strong>espaces clients<\/strong> des sites internet. Vous devez alors vous connecter \u00e0 votre espace pour r\u00e9cup\u00e9rer vos justificatifs \u00e9tablis par le site au moment de l\u2019achat ou apr\u00e8s l\u2019exp\u00e9dition des produits.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Rassemblez les factures fournisseurs au format papier<\/h3>\n\n\n\n<p>Si vous optez pour le classement des pi\u00e8ces comptables au format papier, vous devez <strong>imprimer<\/strong> toutes les factures qui arrivent sur votre bo\u00eete mail ou sur vos espaces clients.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Puis, vous effectuez un premier classement de ces factures en attente de traitement, <strong>par ordre de priorit\u00e9,<\/strong> \u00e0 l\u2019aide de classeurs et d\u2019intercalaires ou de pochettes.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Cette solution est tout \u00e0 fait g\u00e9rable pour une petite entreprise. Elle peut vite s\u2019av\u00e9rer chronophage, peu \u00e9conome, peu \u00e9cologique et gourmande en m2 au fur et \u00e0 mesure que l\u2019entreprise prend de l\u2019ampleur.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Collectez vos factures avec un logiciel SaaS<\/h3>\n\n\n\n<p>Un logiciel SaaS comme iPaidThat permet d\u2019automatiser la collecte des factures fournisseurs et de les centraliser au m\u00eame endroit.<\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/ipaidthat.io\/fr\/?utm_medium=blog&amp;utm_source=articles&amp;utm_campaign=mag\">iPaidThat <\/a>vous propose de <strong>connecter votre adresse e-mail <\/strong>dans le logiciel afin de r\u00e9cup\u00e9rer automatiquement et quotidiennement l\u2019ensemble des factures re\u00e7ues via ce canal. \u00c0 partir de mots-cl\u00e9s pr\u00e9sents dans l\u2019objet du mail ou dans le nom de la pi\u00e8ce jointe, tels que \u00ab\u2009facture\u2009\u00bb, \u00ab\u2009invoice\u2009\u00bb ou \u00ab\u2009re\u00e7u\u2009\u00bb, notre logiciel collecte vos documents, en respectant les r\u00e8gles de confidentialit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>La fonctionnalit\u00e9 \u00ab\u2009<strong>collecteurs de service\u2009\u00bb<\/strong> se charge de retrouver les factures sur vos espaces clients en ligne. En rentrant votre identifiant et votre mot de passe Amazon par exemple, le logiciel se synchronise r\u00e9guli\u00e8rement \u00e0 votre espace et recueille les pi\u00e8ces comptables.<\/p>\n\n\n\n<p>Vous pouvez aussi ajouter manuellement toutes les factures obtenues par courrier. Avec l\u2019application mobile iPaidThat, vous prenez en photo votre document et l\u2019envoyez directement dans le logiciel. Cette photo a une valeur probante.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center\"><strong>Pourquoi opter pour la collecte automatique des factures\u2009? <a href=\"https:\/\/ipaidthat.io\/mag\/comptabilite\/pourquoi-opter-pour-la-collecte-automatique-de-factures\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Suivez le guide\u2009!<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Classez vos factures fournisseurs au format papier ou \u00e9lectronique\u2009?<\/h2>\n\n\n\n<p>La r\u00e9glementation en mati\u00e8re de comptabilit\u00e9 n\u2019impose aucune m\u00e9thodologie de classement. Chaque entreprise est libre d\u2019organiser ses pi\u00e8ces comptables selon les modalit\u00e9s les plus adapt\u00e9es. En revanche, les obligations en termes de conservation conditionnent le choix du type de classement.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">L\u2019obligation de conservation des pi\u00e8ces comptables&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>La loi vous impose de conserver toutes les pi\u00e8ces comptables justificatives (bons de commande, de livraison, factures d\u2019achats, etc.) pendant <a href=\"https:\/\/entreprendre.service-public.fr\/vosdroits\/F10029\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">10&nbsp;ans<\/a>. Votre classement doit s\u2019adapter \u00e0 cette contrainte. Peu importe l\u2019anciennet\u00e9 de la pi\u00e8ce comptable, l\u2019efficacit\u00e9 de votre organisation se mesure en temps pass\u00e9 \u00e0 rechercher ce document.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Les modalit\u00e9s de classement au format papier<\/h3>\n\n\n\n<p>Si vous optez pour un classement des pi\u00e8ces comptables au format papier, pr\u00e9voyez le <strong>mat\u00e9riel<\/strong> n\u00e9cessaire&nbsp;: classeurs, pochettes, intercalaires et \u00e9tiquettes, bo\u00eetes d\u2019archives, etc.<\/p>\n\n\n\n<p>Puis, r\u00e9servez un espace d\u00e9di\u00e9, s\u00e9curis\u00e9 et \u00e0 l\u2019abri de l\u2019humidit\u00e9. Vous avez aussi besoin de meubles de rangement accessibles.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Le classement \u00e9lectronique des factures fournisseurs<\/h3>\n\n\n\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation consiste \u00e0 num\u00e9riser vos pi\u00e8ces comptables afin de les stocker sur des espaces s\u00e9curis\u00e9s. Ce syst\u00e8me n\u00e9cessite d\u2019effectuer des sauvegardes r\u00e9guli\u00e8res de vos donn\u00e9es sur des supports appropri\u00e9s comme les disques durs externes.<\/p>\n\n\n\n<p>iPaidThat propose une solution de <a href=\"https:\/\/ipaidthat.io\/mag\/comptabilite\/zoom-ipaidthat-solution-stockage-facture\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">stockage des factures <\/a>collect\u00e9es, sur une plateforme s\u00e9curis\u00e9e, dans le respect de votre confidentialit\u00e9. La tra\u00e7abilit\u00e9 des informations et la conformit\u00e9 aux obligations l\u00e9gales en mati\u00e8re de num\u00e9risation des factures sont garanties.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Comment classer les pi\u00e8ces comptables\u2009? Les m\u00e9thodes<\/h2>\n\n\n\n<p>Pour classer efficacement ses pi\u00e8ces comptables, l\u2019entreprise doit les num\u00e9roter puis opter pour la m\u00e9thode la plus pertinente pour son organisation&nbsp;: chronologique, alphab\u00e9tique ou par nature.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Num\u00e9rotez vos pi\u00e8ces comptables&nbsp;: le cas des factures fournisseurs<\/h3>\n\n\n\n<p>La num\u00e9rotation des factures de ventes est une obligation l\u00e9gale \u00e0 laquelle l\u2019entreprise ne peut d\u00e9roger. En revanche, <a href=\"https:\/\/ipaidthat.io\/mag\/comptabilite\/numeroter-ses-pieces-comptables-mode-demploi\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">num\u00e9roter ses factures<\/a> fournisseurs rel\u00e8ve de la volont\u00e9 d\u2019\u00e9tablir une gestion administrative avis\u00e9e qui assure par la suite une bonne tra\u00e7abilit\u00e9 des documents.<\/p>\n\n\n\n<p>Le syst\u00e8me de num\u00e9rotation choisi est coh\u00e9rent et p\u00e9renne. Pour rappel, les justificatifs sont conserv\u00e9s pendant 10&nbsp;ans, il est donc important de r\u00e9fl\u00e9chir \u00e0 une m\u00e9thode qui s\u2019inscrit dans la dur\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<p>Utiliser les num\u00e9ros des factures d\u2019achats re\u00e7ues n\u2019a pas de sens puisque, d\u2019un fournisseur \u00e0 l\u2019autre, ils sont tous diff\u00e9rents. Vous pouvez opter pour un simple num\u00e9ro ou pour un code alphanum\u00e9rique reprenant le journal d\u2019enregistrement (HA pour achat et BQ pour banque) et un num\u00e9ro de traitement chronologique (HA1, HA2, etc.).<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Ordonnez chronologiquement vos documents avant la saisie comptable<\/h3>\n\n\n\n<p>Pour les entreprises qui saisissent leur comptabilit\u00e9, adopter une m\u00e9thode de classement <strong>par ordre chronologique<\/strong> permet un enregistrement des \u00e9critures plus simple. La personne charg\u00e9e de cette t\u00e2che organise ainsi les pi\u00e8ces comptables et proc\u00e8de \u00e0 une saisie group\u00e9e des \u00e9critures.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Classement par nature des pi\u00e8ces comptables<\/h3>\n\n\n\n<p>Apr\u00e8s l\u2019enregistrement de vos \u00e9critures en comptabilit\u00e9, vous pouvez ventiler vos pi\u00e8ces comptables <strong>par nature&nbsp;<\/strong>: achats, ventes, banque, caisse, paie, TVA.<\/p>\n\n\n\n<p>Les factures fournisseurs sont plac\u00e9es dans un classeur \u00ab\u2009achats\u2009\u00bb par ann\u00e9e et rang\u00e9es dans l\u2019ordre suivant la num\u00e9rotation de leur saisie. Une autre solution consiste \u00e0 les trier par <strong>ordre alphab\u00e9tique,<\/strong> puis par num\u00e9ro. Le chemin de recherche est simple&nbsp;: ann\u00e9e, achats, nom, num\u00e9ro de pi\u00e8ce. Cet ordre peut aussi s\u2019appliquer \u00e0 vos dossiers informatiques dans le cas d\u2019un stockage au format num\u00e9rique.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Classez vos pi\u00e8ces comptables pour la comptabilit\u00e9 de tr\u00e9sorerie&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Pour les petites entreprises qui pratiquent une comptabilit\u00e9 de tr\u00e9sorerie, la conservation des relev\u00e9s bancaires est essentielle. Pour justifier les op\u00e9rations mentionn\u00e9es, l\u2019entrepreneur peut classer les pi\u00e8ces comptables par ordre chronologique et les associer au relev\u00e9 correspondant.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">R\u00e9digez une proc\u00e9dure pour le classement des pi\u00e8ces comptables<\/h2>\n\n\n\n<p>Pour installer votre processus de classement dans la dur\u00e9e, l\u2019<a href=\"https:\/\/www.anc.gouv.fr\/files\/live\/sites\/anc\/files\/contributed\/ANC\/1_Normes_fran%C3%A7aises\/Reglements\/Recueils\/PCG_Janvier2019\/PCG_2019.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">article&nbsp;911-2 du Plan Comptable G\u00e9n\u00e9ral<\/a> (<strong>PCG<\/strong>) pr\u00e9conise de mettre en place des proc\u00e9dures comptables.<\/p>\n\n\n\n<p>Votre personnel, mais aussi votre expert-comptable, peut se r\u00e9f\u00e9rer \u00e0 ce document \u00e9crit pour comprendre votre <a href=\"https:\/\/ipaidthat.io\/mag\/comptabilite\/4-etapes-pour-une-organisation-reussie-des-pieces-comptables\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">m\u00e9thode de classement<\/a>, l\u2019appliquer ou effectuer les recherches n\u00e9cessaires.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center\"><strong>Classer ses pi\u00e8ces comptables n\u2019est pas anodin, cette action participe \u00e0 la bonne gestion administrative de votre entreprise. Dans le cas plus sp\u00e9cifique des factures fournisseurs, une bonne organisation contribue \u00e0 s\u00e9curiser leur traitement dans les d\u00e9lais de paiement exig\u00e9s.<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Les pi\u00e8ces comptables correspondent \u00e0 l\u2019ensemble des documents qui justifient les enregistrements d\u2019\u00e9critures saisis dans votre comptabilit\u00e9. Vous recevez quotidiennement un nombre important de documents et il n\u2019est pas toujours facile de savoir ce qu\u2019il faut garder. Quels justificatifs devez-vous conserver ? 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