Comment num\u00e9roter ses pi\u00e8ces comptables pour satisfaire l\u2019ensemble de ces objectifs ? <\/p>\n\n\n\n
1. Respecter la r\u00e9glementation en mati\u00e8re de num\u00e9rotation des factures<\/strong><\/h2>\n\n\n\nParmi vos pi\u00e8ces justificatives comptables, les factures, \u00e9mises par vos soins, font l\u2019objet d\u2019une r\u00e9glementation en mati\u00e8re de num\u00e9rotation. Selon l\u2019article 242 nonies A de l\u2019annexe au Code g\u00e9n\u00e9ral des imp\u00f4ts<\/a>, ces documents doivent comporter un \u00ab num\u00e9ro unique<\/strong> bas\u00e9 sur une s\u00e9quence chronologique<\/strong> et continue<\/strong> \u00bb, sur toutes les pages. Par exemple, la suite de type 01, 02, 03\u2026, correspond \u00e0 cette d\u00e9finition.<\/p>\n\n\n\nLa loi autorise \u00e9galement l\u2019utilisation de s\u00e9ries distinctes<\/strong> quand les conditions d\u2019exercice de l\u2019activit\u00e9 le justifient. Vous pouvez alors employer un pr\u00e9fixe avec l\u2019ann\u00e9e seule, ou l\u2019ann\u00e9e et le mois. L\u2019essentiel est de ne cr\u00e9er aucune rupture dans la num\u00e9rotation des pi\u00e8ces comptables. <\/p>\n\n\n\nSi votre exercice comptable commence en mars 2022 et que vous \u00e9ditez une dizaine de factures, celles-ci pourront \u00eatre num\u00e9rot\u00e9es de la mani\u00e8re suivante : 2022-03-01 \u00e0 2022-03-10. Puis, en avril, vous poursuivrez avec la 2022-04-11. Libre \u00e0 vous d\u2019utiliser un pr\u00e9fixe (F001) ou des tirets de s\u00e9paration.<\/p>\n\n\n\n
Cette r\u00e9glementation s\u2019applique aux factures classiques, ainsi qu\u2019\u00e0 celles d\u2019acompte, de situation et aux avoirs. Si vous optez pour notre solution logicielle<\/a>, vous b\u00e9n\u00e9ficierez de l\u2019automatisation du syst\u00e8me de num\u00e9rotation de l\u2019\u00e9diteur de facture.<\/p>\n\n\n\nSi la suppression d\u2019une facture est interdite, vous avez, en revanche, la possibilit\u00e9 de r\u00e9initialiser<\/strong> les num\u00e9ros au d\u00e9but de chaque exercice. Ainsi, vous cl\u00f4turez par exemple l\u2019ann\u00e9e 2021 avec la pi\u00e8ce comptable F2021-12-352 et vous commencez 2022 avec F2022-01-001.<\/p>\n\n\n\nL\u2019administration fiscale sanctionne le non-respect de ces obligations. L\u2019amende<\/strong> est de 15 euros par mention manquante ou inexacte et par facture.<\/p>\n\n\n\nD\u00e9couvrez les avantages de l\u2019\u00e9diteur de facture iPaidThat !<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n2. D\u00e9terminer un syst\u00e8me de num\u00e9rotation des pi\u00e8ces comptables adapt\u00e9 \u00e0 votre entreprise<\/strong><\/h2>\n\n\n\nNum\u00e9roter ses pi\u00e8ces comptables<\/a> est un moyen de se conformer \u00e0 la loi, comme dans le cas des factures clients. C\u2019est aussi une m\u00e9thode d\u2019organisation administrative fondamentale pour la gestion de la comptabilit\u00e9 d\u2019une entreprise.<\/p>\n\n\n\nFace \u00e0 l\u2019afflux de documents comptables que cette derni\u00e8re re\u00e7oit chaque jour par courrier ou e-mail, l\u2019attribution d\u2019un num\u00e9ro permet d\u2019identifier la pi\u00e8ce justificative<\/strong> et d\u2019\u00e9tablir sa tra\u00e7abilit\u00e9<\/strong>. En effet, cette codification s\u2019av\u00e8re utile \u00e0 de nombreuses reprises :<\/p>\n\n\n\n- Au moment de la saisie des \u00e9critures comptables, le num\u00e9ro de pi\u00e8ce est ajout\u00e9 et constitue la preuve de l\u2019op\u00e9ration.<\/li>
- Il simplifie ensuite le classement des pi\u00e8ces justificatives mis en place pour r\u00e9pondre \u00e0 l\u2019obligation l\u00e9gale de conservation<\/a> des documents comptables obligatoires.<\/li>
- En cas de contr\u00f4le par l\u2019expert-comptable <\/a>ou par l\u2019administration fiscale, il est le lien entre la comptabilit\u00e9 et la pi\u00e8ce justificative. Il facilite la recherche.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
C\u2019est pourquoi il est indispensable de choisir un syst\u00e8me de num\u00e9rotation de document coh\u00e9rent<\/strong>, logique <\/strong>et p\u00e9renne<\/strong>. \u00c0 la lecture de cette r\u00e9f\u00e9rence, la personne charg\u00e9e des archives doit distinguer s\u2019il est question d\u2019une facture fournisseur ou client, ou d\u2019une preuve d\u2019op\u00e9ration bancaire. <\/p>\n\n\n\n3. Num\u00e9roter ses documents comptables lors de l\u2019enregistrement des \u00e9critures<\/strong><\/h2>\n\n\n\nSi vous assurez la gestion de votre comptabilit\u00e9, vous \u00eates confront\u00e9 \u00e0 la n\u00e9cessit\u00e9 de num\u00e9roter vos pi\u00e8ces justificatives comptables lorsque vous enregistrez vos \u00e9critures. La m\u00eame logique que pour les factures <\/a>s\u2019applique : les num\u00e9ros suivent un ordre chronologique et continu<\/strong>. <\/p>\n\n\n\nVous avez la possibilit\u00e9 de saisir les mouvements comptables au sein d\u2019un livre-journal unique ou de les \u00e9clater par nature dans des journaux auxiliaires. Si vous optez pour la seconde solution, votre syst\u00e8me de num\u00e9rotation peut mentionner la r\u00e9f\u00e9rence du livre comptable utilis\u00e9. <\/p>\n\n\n\n
Prenons l\u2019exemple d\u2019une facture fournisseur re\u00e7ue en d\u00e9but de mois et payable \u00e0 30 jours. Les \u00e9tapes de traitement se pr\u00e9sentent ainsi : <\/p>\n\n\n\n
- Saisie de l\u2019\u00e9criture dans le journal d\u2019achat : vous attribuez \u00e0 la pi\u00e8ce comptable le num\u00e9ro HA123, puisque la pr\u00e9c\u00e9dente portait le code HA122. De la sorte, vous savez que la facture a bien \u00e9t\u00e9 enregistr\u00e9e en position 123. Elle est en attente de r\u00e8glement.<\/li>
- Paiement du fournisseur \u00e0 30 jours et enregistrement dans le journal de banque : le code attribu\u00e9 est le BQ254. Il s\u2019agit de la 254e<\/sup> op\u00e9ration saisie dans le journal de banque pour l\u2019exercice comptable en cours.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Les deux num\u00e9ros sont report\u00e9s sur la facture. Cette mention permet de suivre le statut de la pi\u00e8ce comptable. En cas de recherche ult\u00e9rieure, elle apporte aussi des informations pr\u00e9cieuses sur l\u2019historique de traitement des documents.<\/p>\n\n\n\n
4. Utiliser un logiciel pour num\u00e9roter ses pi\u00e8ces comptables automatiquement<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
La loi autorise \u00e9galement l\u2019utilisation de s\u00e9ries distinctes<\/strong> quand les conditions d\u2019exercice de l\u2019activit\u00e9 le justifient. Vous pouvez alors employer un pr\u00e9fixe avec l\u2019ann\u00e9e seule, ou l\u2019ann\u00e9e et le mois. L\u2019essentiel est de ne cr\u00e9er aucune rupture dans la num\u00e9rotation des pi\u00e8ces comptables. <\/p>\n\n\n\n Si votre exercice comptable commence en mars 2022 et que vous \u00e9ditez une dizaine de factures, celles-ci pourront \u00eatre num\u00e9rot\u00e9es de la mani\u00e8re suivante : 2022-03-01 \u00e0 2022-03-10. Puis, en avril, vous poursuivrez avec la 2022-04-11. Libre \u00e0 vous d\u2019utiliser un pr\u00e9fixe (F001) ou des tirets de s\u00e9paration.<\/p>\n\n\n\n Cette r\u00e9glementation s\u2019applique aux factures classiques, ainsi qu\u2019\u00e0 celles d\u2019acompte, de situation et aux avoirs. Si vous optez pour notre solution logicielle<\/a>, vous b\u00e9n\u00e9ficierez de l\u2019automatisation du syst\u00e8me de num\u00e9rotation de l\u2019\u00e9diteur de facture.<\/p>\n\n\n\n Si la suppression d\u2019une facture est interdite, vous avez, en revanche, la possibilit\u00e9 de r\u00e9initialiser<\/strong> les num\u00e9ros au d\u00e9but de chaque exercice. Ainsi, vous cl\u00f4turez par exemple l\u2019ann\u00e9e 2021 avec la pi\u00e8ce comptable F2021-12-352 et vous commencez 2022 avec F2022-01-001.<\/p>\n\n\n\n L\u2019administration fiscale sanctionne le non-respect de ces obligations. L\u2019amende<\/strong> est de 15 euros par mention manquante ou inexacte et par facture.<\/p>\n\n\n\n D\u00e9couvrez les avantages de l\u2019\u00e9diteur de facture iPaidThat !<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n Num\u00e9roter ses pi\u00e8ces comptables<\/a> est un moyen de se conformer \u00e0 la loi, comme dans le cas des factures clients. C\u2019est aussi une m\u00e9thode d\u2019organisation administrative fondamentale pour la gestion de la comptabilit\u00e9 d\u2019une entreprise.<\/p>\n\n\n\n Face \u00e0 l\u2019afflux de documents comptables que cette derni\u00e8re re\u00e7oit chaque jour par courrier ou e-mail, l\u2019attribution d\u2019un num\u00e9ro permet d\u2019identifier la pi\u00e8ce justificative<\/strong> et d\u2019\u00e9tablir sa tra\u00e7abilit\u00e9<\/strong>. En effet, cette codification s\u2019av\u00e8re utile \u00e0 de nombreuses reprises :<\/p>\n\n\n\n C\u2019est pourquoi il est indispensable de choisir un syst\u00e8me de num\u00e9rotation de document coh\u00e9rent<\/strong>, logique <\/strong>et p\u00e9renne<\/strong>. \u00c0 la lecture de cette r\u00e9f\u00e9rence, la personne charg\u00e9e des archives doit distinguer s\u2019il est question d\u2019une facture fournisseur ou client, ou d\u2019une preuve d\u2019op\u00e9ration bancaire. <\/p>\n\n\n\n Si vous assurez la gestion de votre comptabilit\u00e9, vous \u00eates confront\u00e9 \u00e0 la n\u00e9cessit\u00e9 de num\u00e9roter vos pi\u00e8ces justificatives comptables lorsque vous enregistrez vos \u00e9critures. La m\u00eame logique que pour les factures <\/a>s\u2019applique : les num\u00e9ros suivent un ordre chronologique et continu<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n Vous avez la possibilit\u00e9 de saisir les mouvements comptables au sein d\u2019un livre-journal unique ou de les \u00e9clater par nature dans des journaux auxiliaires. Si vous optez pour la seconde solution, votre syst\u00e8me de num\u00e9rotation peut mentionner la r\u00e9f\u00e9rence du livre comptable utilis\u00e9. <\/p>\n\n\n\n Prenons l\u2019exemple d\u2019une facture fournisseur re\u00e7ue en d\u00e9but de mois et payable \u00e0 30 jours. Les \u00e9tapes de traitement se pr\u00e9sentent ainsi : <\/p>\n\n\n\n Les deux num\u00e9ros sont report\u00e9s sur la facture. Cette mention permet de suivre le statut de la pi\u00e8ce comptable. En cas de recherche ult\u00e9rieure, elle apporte aussi des informations pr\u00e9cieuses sur l\u2019historique de traitement des documents.<\/p>\n\n\n\n2. D\u00e9terminer un syst\u00e8me de num\u00e9rotation des pi\u00e8ces comptables adapt\u00e9 \u00e0 votre entreprise<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
3. Num\u00e9roter ses documents comptables lors de l\u2019enregistrement des \u00e9critures<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
4. Utiliser un logiciel pour num\u00e9roter ses pi\u00e8ces comptables automatiquement<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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