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Dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation des pi\u00e8ces comptables selon le Code de commerce<\/strong><\/h2>\n\n\n\nSelon l\u2019article L123-22 du Code de commerce,<\/a> \u00ab les documents comptables et les pi\u00e8ces justificatives sont conserv\u00e9s pendant 10 ans<\/strong> \u00bb. Ce d\u00e9lai commence \u00e0 courir d\u00e8s la cl\u00f4ture de l\u2019exercice en cours. Il concerne les \u00e9l\u00e9ments de comptabilit\u00e9 suivants : <\/p>\n\n\n\n- Les pi\u00e8ces justificatives comptables<\/strong> : elles attestent du bien-fond\u00e9 des \u00e9critures enregistr\u00e9es en comptabilit\u00e9. Il s\u2019agit des bons de commande, des factures fournisseurs et clients, des bulletins de paie, des bordereaux de cotisations sociales, des relev\u00e9s bancaires, des d\u00e9clarations fiscales, etc.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Les livres comptables : les entreprises doivent produire deux documents obligatoires que sont le livre-journal<\/strong> et le grand livre<\/strong>. Le premier r\u00e9pertorie quotidiennement toutes les op\u00e9rations financi\u00e8res. Il peut \u00eatre tenu sous forme de journal unique ou de plusieurs journaux auxiliaires (achats, ventes, banque\u2026). Les informations saisies sont ensuite report\u00e9es dans le grand livre<\/strong>. Celui-ci pr\u00e9sente les donn\u00e9es par compte comptable. Depuis le 1<\/strong>er<\/sup><\/strong> janvier 2016<\/strong>, le livre d\u2019inventaire ne fait plus partie des documents obligatoires. Toutefois, pour les exercices comptables pr\u00e9c\u00e9dents, il doit \u00eatre conserv\u00e9 10 ans. <\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Les 3 documents de synth\u00e8se ou comptes annuels : ils sont \u00e9tablis \u00e0 la cl\u00f4ture de l\u2019exercice comptable. Le bilan comptable<\/strong> correspond \u00e0 la situation du patrimoine d\u2019une entreprise. Il est compos\u00e9 des actifs (immobilisations, stock, fournisseurs, comptes bancaires) et des passifs (capitaux propres, dettes) de la soci\u00e9t\u00e9. Le compte de r\u00e9sultat<\/strong> calcule le r\u00e9sultat net de l\u2019entreprise en soustrayant les charges (d\u00e9penses) des produits (recettes). Enfin, l\u2019annexe comptable<\/strong> fournit des pr\u00e9cisions sur les 2 documents pr\u00e9c\u00e9dents.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
En savoir plus sur les documents de synth\u00e8se comptable et leur utilit\u00e9<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\nObligations fiscales et sanctions encourues en cas de d\u00e9faut de pr\u00e9sentation des documents comptables<\/strong><\/h2>\n\n\n\nL\u2019article L102 B du Livre des proc\u00e9dures fiscales<\/a> impose de conserver pendant 6 ans<\/strong>, \u00ab les livres, registres, documents ou pi\u00e8ces sur lesquels peuvent s\u2019exercer les droits de communication, d\u2019enqu\u00eate et de contr\u00f4le de l\u2019administration \u00bb. Ainsi, si votre entreprise est soumise \u00e0 un contr\u00f4le, vous devez produire chaque pi\u00e8ce justificative requise pour \u00e9viter d\u2019\u00eatre sanctionn\u00e9 par l\u2019administration fiscale.<\/p>\n\n\n\nLe refus de fournir les renseignements exig\u00e9s est puni d\u2019une amende<\/strong> de 10 000 \u20ac en vertu de l\u2019article 1734 du Code g\u00e9n\u00e9ral des imp\u00f4ts<\/a>. Celle-ci s\u2019applique pour chaque demande effectu\u00e9e. De m\u00eame, les documents comptables non tenus ou d\u00e9truits font l\u2019objet de cette condamnation. <\/p>\n\n\n\nLes peines pr\u00e9vues par la loi ne sont pas les seules cons\u00e9quences auxquelles peut \u00eatre confront\u00e9e une entreprise en cas de non-conservation des pi\u00e8ces comptables. Si un litige avec un tiers (un client, un fournisseur, un salari\u00e9 ou tout autre organisme) survient, il est important de pouvoir apporter des preuves<\/strong> tangibles et authentiques pour se disculper. <\/p>\n\n\n\nPour rappel, seule la comptabilit\u00e9 r\u00e9guli\u00e8rement tenue est admise devant un juge.<\/p>\n\n\n\n
M\u00e9thode de conservation des pi\u00e8ces comptables et r\u00e9glementation <\/strong><\/h2>\n\n\n\nPour \u00eatre en conformit\u00e9 avec la loi, une entreprise doit s\u2019organiser et opter pour des syst\u00e8mes de num\u00e9rotation et de classement fiables et p\u00e9rennes des documents comptables. La question du format, papier ou \u00e9lectronique, est alors d\u00e9terminante. <\/p>\n\n\n\n
En effet, vous pouvez choisir de stocker vos documents comptables au format papier<\/strong>, dans des classeurs ou pochettes. Avec le temps et en fonction de la taille de votre soci\u00e9t\u00e9, armoires et espaces d\u00e9di\u00e9s sont indispensables. Les conditions de pr\u00e9servation des pi\u00e8ces comptables sont \u00e9galement un point important \u00e0 prendre en compte dans la gestion des documents. Pr\u00e9f\u00e9rez un endroit sec pour \u00e9viter toute alt\u00e9ration des pi\u00e8ces justificatives.<\/p>\n\n\n\nUne autre possibilit\u00e9 ?<\/h2>\n\n\n\n
L’autre solution est de vous tourner vers le num\u00e9rique<\/strong>. L\u2019entreprise gagne ainsi de la place et diminue les co\u00fbts consacr\u00e9s \u00e0 l\u2019archivage physique des documents. La conservation des pi\u00e8ces comptables au format \u00e9lectronique<\/a> suppose n\u00e9anmoins de respecter les obligations l\u00e9gales en la mati\u00e8re.\u00a0<\/p>\n\n\n\nPour \u00eatre valide, la num\u00e9risation d\u2019un document comptable doit r\u00e9pondre aux exigences impos\u00e9es par l\u2019article A102 B du Livre des proc\u00e9dures fiscales<\/a> :<\/p>\n\n\n\n
- Les pi\u00e8ces justificatives comptables<\/strong> : elles attestent du bien-fond\u00e9 des \u00e9critures enregistr\u00e9es en comptabilit\u00e9. Il s\u2019agit des bons de commande, des factures fournisseurs et clients, des bulletins de paie, des bordereaux de cotisations sociales, des relev\u00e9s bancaires, des d\u00e9clarations fiscales, etc.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Les livres comptables : les entreprises doivent produire deux documents obligatoires que sont le livre-journal<\/strong> et le grand livre<\/strong>. Le premier r\u00e9pertorie quotidiennement toutes les op\u00e9rations financi\u00e8res. Il peut \u00eatre tenu sous forme de journal unique ou de plusieurs journaux auxiliaires (achats, ventes, banque\u2026). Les informations saisies sont ensuite report\u00e9es dans le grand livre<\/strong>. Celui-ci pr\u00e9sente les donn\u00e9es par compte comptable. Depuis le 1<\/strong>er<\/sup><\/strong> janvier 2016<\/strong>, le livre d\u2019inventaire ne fait plus partie des documents obligatoires. Toutefois, pour les exercices comptables pr\u00e9c\u00e9dents, il doit \u00eatre conserv\u00e9 10 ans. <\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Les 3 documents de synth\u00e8se ou comptes annuels : ils sont \u00e9tablis \u00e0 la cl\u00f4ture de l\u2019exercice comptable. Le bilan comptable<\/strong> correspond \u00e0 la situation du patrimoine d\u2019une entreprise. Il est compos\u00e9 des actifs (immobilisations, stock, fournisseurs, comptes bancaires) et des passifs (capitaux propres, dettes) de la soci\u00e9t\u00e9. Le compte de r\u00e9sultat<\/strong> calcule le r\u00e9sultat net de l\u2019entreprise en soustrayant les charges (d\u00e9penses) des produits (recettes). Enfin, l\u2019annexe comptable<\/strong> fournit des pr\u00e9cisions sur les 2 documents pr\u00e9c\u00e9dents.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
En savoir plus sur les documents de synth\u00e8se comptable et leur utilit\u00e9<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n
Obligations fiscales et sanctions encourues en cas de d\u00e9faut de pr\u00e9sentation des documents comptables<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
L\u2019article L102 B du Livre des proc\u00e9dures fiscales<\/a> impose de conserver pendant 6 ans<\/strong>, \u00ab les livres, registres, documents ou pi\u00e8ces sur lesquels peuvent s\u2019exercer les droits de communication, d\u2019enqu\u00eate et de contr\u00f4le de l\u2019administration \u00bb. Ainsi, si votre entreprise est soumise \u00e0 un contr\u00f4le, vous devez produire chaque pi\u00e8ce justificative requise pour \u00e9viter d\u2019\u00eatre sanctionn\u00e9 par l\u2019administration fiscale.<\/p>\n\n\n\n
Le refus de fournir les renseignements exig\u00e9s est puni d\u2019une amende<\/strong> de 10 000 \u20ac en vertu de l\u2019article 1734 du Code g\u00e9n\u00e9ral des imp\u00f4ts<\/a>. Celle-ci s\u2019applique pour chaque demande effectu\u00e9e. De m\u00eame, les documents comptables non tenus ou d\u00e9truits font l\u2019objet de cette condamnation. <\/p>\n\n\n\n
Les peines pr\u00e9vues par la loi ne sont pas les seules cons\u00e9quences auxquelles peut \u00eatre confront\u00e9e une entreprise en cas de non-conservation des pi\u00e8ces comptables. Si un litige avec un tiers (un client, un fournisseur, un salari\u00e9 ou tout autre organisme) survient, il est important de pouvoir apporter des preuves<\/strong> tangibles et authentiques pour se disculper. <\/p>\n\n\n\n
Pour rappel, seule la comptabilit\u00e9 r\u00e9guli\u00e8rement tenue est admise devant un juge.<\/p>\n\n\n\n
M\u00e9thode de conservation des pi\u00e8ces comptables et r\u00e9glementation <\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Pour \u00eatre en conformit\u00e9 avec la loi, une entreprise doit s\u2019organiser et opter pour des syst\u00e8mes de num\u00e9rotation et de classement fiables et p\u00e9rennes des documents comptables. La question du format, papier ou \u00e9lectronique, est alors d\u00e9terminante. <\/p>\n\n\n\n
En effet, vous pouvez choisir de stocker vos documents comptables au format papier<\/strong>, dans des classeurs ou pochettes. Avec le temps et en fonction de la taille de votre soci\u00e9t\u00e9, armoires et espaces d\u00e9di\u00e9s sont indispensables. Les conditions de pr\u00e9servation des pi\u00e8ces comptables sont \u00e9galement un point important \u00e0 prendre en compte dans la gestion des documents. Pr\u00e9f\u00e9rez un endroit sec pour \u00e9viter toute alt\u00e9ration des pi\u00e8ces justificatives.<\/p>\n\n\n\n
Une autre possibilit\u00e9 ?<\/h2>\n\n\n\n
L’autre solution est de vous tourner vers le num\u00e9rique<\/strong>. L\u2019entreprise gagne ainsi de la place et diminue les co\u00fbts consacr\u00e9s \u00e0 l\u2019archivage physique des documents. La conservation des pi\u00e8ces comptables au format \u00e9lectronique<\/a> suppose n\u00e9anmoins de respecter les obligations l\u00e9gales en la mati\u00e8re.\u00a0<\/p>\n\n\n\n
Pour \u00eatre valide, la num\u00e9risation d\u2019un document comptable doit r\u00e9pondre aux exigences impos\u00e9es par l\u2019article A102 B du Livre des proc\u00e9dures fiscales<\/a> :<\/p>\n\n\n\n
- Les 3 documents de synth\u00e8se ou comptes annuels : ils sont \u00e9tablis \u00e0 la cl\u00f4ture de l\u2019exercice comptable. Le bilan comptable<\/strong> correspond \u00e0 la situation du patrimoine d\u2019une entreprise. Il est compos\u00e9 des actifs (immobilisations, stock, fournisseurs, comptes bancaires) et des passifs (capitaux propres, dettes) de la soci\u00e9t\u00e9. Le compte de r\u00e9sultat<\/strong> calcule le r\u00e9sultat net de l\u2019entreprise en soustrayant les charges (d\u00e9penses) des produits (recettes). Enfin, l\u2019annexe comptable<\/strong> fournit des pr\u00e9cisions sur les 2 documents pr\u00e9c\u00e9dents.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Les livres comptables : les entreprises doivent produire deux documents obligatoires que sont le livre-journal<\/strong> et le grand livre<\/strong>. Le premier r\u00e9pertorie quotidiennement toutes les op\u00e9rations financi\u00e8res. Il peut \u00eatre tenu sous forme de journal unique ou de plusieurs journaux auxiliaires (achats, ventes, banque\u2026). Les informations saisies sont ensuite report\u00e9es dans le grand livre<\/strong>. Celui-ci pr\u00e9sente les donn\u00e9es par compte comptable. Depuis le 1<\/strong>er<\/sup><\/strong> janvier 2016<\/strong>, le livre d\u2019inventaire ne fait plus partie des documents obligatoires. Toutefois, pour les exercices comptables pr\u00e9c\u00e9dents, il doit \u00eatre conserv\u00e9 10 ans. <\/li><\/ul>\n\n\n\n