{"id":10327,"date":"2022-05-17T10:54:25","date_gmt":"2022-05-17T08:54:25","guid":{"rendered":"https:\/\/ipaidthat.io\/mag\/?p=10327"},"modified":"2022-05-17T10:54:25","modified_gmt":"2022-05-17T08:54:25","slug":"comment-reunir-toutes-vos-pieces-justificatives-au-bon-endroit","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/app.ipaidthat.io\/mag\/featured\/comment-reunir-toutes-vos-pieces-justificatives-au-bon-endroit\/","title":{"rendered":"Comment r\u00e9unir toutes vos pi\u00e8ces justificatives au bon endroit\u00a0?"},"content":{"rendered":"\n

R\u00e9unir ses pi\u00e8ces justificatives <\/strong>est souvent fondamental dans la vie quotidienne de chacun. Pour un particulier ou un professionnel ; attestation sur l\u2019honneur, carte d\u2019identit\u00e9, avis d\u2019imposition, contrat de location, caution et justificatifs diverses, les exemples ne manquent pas.<\/p>\n\n\n\n

En mati\u00e8re de comptabilit\u00e9, les pi\u00e8ces justificatives font partie, elles aussi, des documents comptables d’une grande importance. Commen\u00e7ons par comprendre ce qu\u2019est un justificatif comptable et quelle est la mani\u00e8re la plus judicieuse de le classer. Ensuite, nous verrons comment le processus de d\u00e9mat\u00e9rialisation peut \u00eatre l’un des moyens les plus efficaces pour r\u00e9unir un ensemble de pi\u00e8ces justificatives au bon endroit.<\/p>\n\n\n\n

\"pi\u00e8ces<\/figure>\n\n\n\n

Quelle est l\u2019importance des pi\u00e8ces justificatives pour la comptabilit\u00e9 ?<\/strong><\/span><\/h2>\n\n\n\n

Vu l\u2019int\u00e9r\u00eat des pi\u00e8ces justificatives pour votre comptabilit\u00e9 d\u2019entreprise, le risque de perte de documents et la difficult\u00e9 \u00e0 les retrouver doivent conduire \u00e0 s\u2019organiser correctement.<\/p>\n\n\n\n

D\u00e9finition d\u2019une pi\u00e8ce justificative et de sa valeur probante<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

La comptabilit\u00e9 r\u00e9pond \u00e0 des normes professionnelles. Toute \u00e9criture comptabilis\u00e9e doit se justifier par un document dit \u00ab\u00a0 extra-comptable <\/strong>\u00a0\u00bb : la pi\u00e8ce justificative<\/strong>. Dans le cadre d\u2019un contr\u00f4le fiscal<\/a>, l\u2019entreprise doit en produire une pour tout montant inscrit dans ses comptes. En l\u2019absence de preuve, l\u2019inspecteur peut rejeter la d\u00e9duction de la charge du r\u00e9sultat.<\/p>\n\n\n\n

Les pi\u00e8ces justificatives comptables comprennent notamment les factures d\u2019achat et de vente, les relev\u00e9s bancaires, bulletins de salaire, bordereaux de charges sociales, etc. Ces documents doivent poss\u00e9der la valeur probante<\/strong> pendant toute la dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation<\/a>, soit au moins 10 ans. La mani\u00e8re de les archiver doit en garantir l\u2019authenticit\u00e9, la lisibilit\u00e9 et l\u2019int\u00e9grit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Le classement pour faciliter la recherche et la tra\u00e7abilit\u00e9<\/strong><\/span><\/h2>\n\n\n\n

\u00c9videmment, la mani\u00e8re de ranger les pi\u00e8ces justificatives comptables importe beaucoup si vous souhaitez les retrouver ! Il n’est ainsi, pas rare de voir les entrepreneurs rencontrer des difficult\u00e9s interminables au moment de la recherche. Une entreprise d\u00e9sorganis\u00e9e dans sa comptabilit\u00e9 risque d’avoir du mal \u00e0 produire les preuves qui \u00e9tayent ses \u00e9critures. Le classement de ces pi\u00e8ces justificatives implique la d\u00e9finition d\u2019une m\u00e9thode interne<\/strong> avec notamment, une num\u00e9rotation connue de tous et qui se lit dans la comptabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Comment classer les pi\u00e8ces justificatives ?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Les pi\u00e8ces justificatives comptables<\/strong> constituent souvent une documentation volumineuse qu’il convient de classer afin de ne pas s’y perdre. Chaque soci\u00e9t\u00e9 choisit librement sa mani\u00e8re d’ex\u00e9cuter ce classement. <\/p>\n\n\n\n

M\u00e9thode et proc\u00e9dure de classement des pi\u00e8ces justificatives<\/strong><\/span><\/h2>\n\n\n\n

Le mode de classement retenu se d\u00e9crit dans les proc\u00e9dures internes. Il garantit la tra\u00e7abilit\u00e9 d\u2019un document<\/strong>. Partez d\u2019une \u00e9criture en comptabilit\u00e9, selon son num\u00e9ro de pi\u00e8ce, sa date, le type de journal, etc. Vous remontez alors avec votre liste d\u2019indexation ou de rangement jusqu\u2019\u00e0 la pi\u00e8ce justificative concern\u00e9e (au format papier ou d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9).<\/p>\n\n\n\n

Inconv\u00e9nients d\u2019un archivage papier pour les documents comptables<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

La premi\u00e8re mani\u00e8re de r\u00e9unir toutes vos pi\u00e8ces justificatives papier au m\u00eame endroit, c\u2019est d\u2019abord de les classer dans des bo\u00eetes d\u2019archives<\/strong>. Vous devez ensuite disposer d\u2019un lieu physique d\u2019entreposage dans l\u2019entreprise ou dans un local ad hoc ext\u00e9rieur.<\/p>\n\n\n\n

Cette m\u00e9thode, qui ne date pas d’hier, exige en revanche de l\u2019espace. Par ailleurs, elle pr\u00e9sente des risques de conservation ou de perte de vos documents comptables. D\u00e9g\u00e2t des eaux, incendie, vol ou tout simplement oubli de rangement du document justificatif consult\u00e9. Voil\u00e0 des situations concr\u00e8tes qui mettent \u00e0 mal votre archivage au format papier<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Avantages de la digitalisation des documents comptables<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Assur\u00e9ment, le choix de pi\u00e8ces justificatives comptables d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9es apporte de la s\u00e9curit\u00e9, de la fluidit\u00e9 et du confort \u00e0 tous les acteurs de l\u2019entreprise. Il devient simple de regrouper toute cette documentation comptable en un lieu unique comme une plateforme sur le cloud<\/a>. <\/p>\n\n\n\n

Non seulement ce format d\u2019archivage facilite l\u2019acc\u00e8s aux factures ou autres documents comptables, mais en plus, il garantit une meilleure conservation<\/strong>. Les prestataires de services de d\u00e9mat\u00e9rialisation offrent des solutions techniquement abouties avec une s\u00e9curit\u00e9 renforc\u00e9e en mati\u00e8re de valeur probante. <\/p>\n\n\n\n

Comment d\u00e9mat\u00e9rialiser vos justificatifs comptables ?<\/strong><\/span><\/h2>\n\n\n\n

La solution pertinente pour r\u00e9unir vos pi\u00e8ces justificatives comptables en un seul endroit<\/strong> consiste donc \u00e0 les d\u00e9mat\u00e9rialiser. Le processus complet comprend plusieurs \u00e9tapes, de la collecte jusqu\u2019\u00e0 l\u2019archivage du document justificatif. <\/p>\n\n\n\n

Processus de r\u00e9cup\u00e9ration des justificatifs pour votre comptabilit\u00e9<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation sait traiter plusieurs types de pi\u00e8ces justificatives comptables<\/strong>. Il peut s\u2019agir de documents papier \u00e0 scanner ou \u00e0 prendre en photo <\/a>avant tout. Parfois, l\u2019entreprise re\u00e7oit des factures au format PDF par mail, voire des fichiers de donn\u00e9es du type EDI. Enfin, entre aussi dans le flux documentaire, la r\u00e9cup\u00e9ration de factures sur les plateformes en ligne des fournisseurs.<\/p>\n\n\n\n

Dans tous les cas, l\u2019outil de d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/a> g\u00e9n\u00e8re une pi\u00e8ce num\u00e9rique selon les normes requises pour la valeur probante<\/strong> et il proc\u00e8de \u00e0 son indexation. Parfois, le processus conduit \u00e9galement \u00e0 la cr\u00e9ation d\u2019une copie \u00e0 des fins de simple consultation.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9tape de traitement et de comptabilisation par les outils de d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Une application en ligne de gestion comptable sait aussi traiter les donn\u00e9es des justificatifs. Elle les pr\u00e9-comptabilise par une connexion \u00e0 la majorit\u00e9 des logiciels comptables en ligne du march\u00e9 (Cegid, Sage, …). La saisie manuelle de l\u2019\u00e9criture tend ainsi \u00e0 dispara\u00eetre,<\/strong> ce qui garantit une meilleure tra\u00e7abilit\u00e9 entre votre comptabilit\u00e9 et vos pi\u00e8ces justificatives.<\/p>\n\n\n\n

Stockage unique des documents comptables sur le Cloud<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Le syst\u00e8me de d\u00e9mat\u00e9rialisation archive toutes ces pi\u00e8ces justificatives au format num\u00e9rique au m\u00eame endroit sur le cloud<\/strong>. Ce lieu unique de stockage en ligne facilite la remont\u00e9e automatique \u00e0 une facture ou \u00e0 un relev\u00e9 bancaire, gr\u00e2ce au num\u00e9ro de pi\u00e8ce comptable. <\/p>\n\n\n\n

Le d\u00e9ploiement de la facture \u00e9lectronique en France<\/strong><\/span><\/h2>\n\n\n\n

Note :<\/strong> La date butoir du 1er juillet 2024 pour que les entreprises \u00e9mettent et re\u00e7oivent des factures \u00e9lectroniques est repouss\u00e9e. Une nouvelle date sera d\u00e9termin\u00e9e dans la loi de finances 2024.<\/p>\n\n\n\n

La facture \u00e9lectronique<\/a> arrive progressivement en France pour les relations BtoB. D\u00e8s Juillet 2024, toutes les soci\u00e9t\u00e9s devront accepter dans ce format les pi\u00e8ces comptables en provenance de leurs fournisseurs<\/strong>. L\u2019obligation d\u2019\u00e9mission des factures num\u00e9riques pour les clients s\u2019\u00e9tale, elle, de Juillet 2024 \u00e0 Juillet 2026. <\/p>\n\n\n\n

Les Plateformes de D\u00e9mat\u00e9rialisation Partenaires (PDP<\/strong>) se chargeront de recevoir les factures, de les v\u00e9rifier et de les transmettre aux clients. Elles extrairont et communiqueront aussi les donn\u00e9es de la facturation \u00e0 l\u2019administration fiscale. Si vous cherchez comment r\u00e9unir toutes vos pi\u00e8ces justificatives comptables au m\u00eame endroit, le mieux est d\u2019opter pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/strong>. En choisissant des outils de gestion des factures d’achat et des notes de frais<\/a> comme iPaidThat, vous b\u00e9n\u00e9ficiez des meilleures technologies digitales et adapt\u00e9es du march\u00e9. <\/p>\n\n\n\n

Mettez \u00e0 profit l’assistance comptable pour vos besoins<\/strong><\/p>\n\n\n\n

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R\u00e9unir ses pi\u00e8ces justificatives est souvent fondamental dans la vie quotidienne de chacun. Pour un particulier ou un professionnel ; attestation sur l\u2019honneur, carte d\u2019identit\u00e9, avis d\u2019imposition, contrat de location, caution et justificatifs diverses, les exemples ne manquent pas. 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